Costruire uno should cost affidabile: l'importanza dell'analisi di breakdown

Lo should cost, ovvero il costo tecnico di riferimento di un bene di acquisto, è uno strumento fondamentale per l’ufficio acquisti, sia nella definizione del budget, sia nel miglioramento della negoziazione con i fornitori.
Quando si tratta di un bene composito, non è facile individuare scenari previsivi affidabili che indichino all’ufficio acquisti la probabile evoluzione del suo prezzo nell’anno di budget. Tuttavia, è spesso possibile ottenere informazioni più puntuali sull’andamento dei prezzi degli input necessari alla sua produzione.
Per tradurre queste informazioni in un’indicazione concreta sul prezzo del bene finito, lo strumento più utile è proprio lo should cost, che aggrega i prezzi previsti degli input in un costo tecnico complessivo (escludendo quindi le politiche commerciali dei fornitori).

Conoscere la dinamica passata e futura del costo tecnico del bene oggetto d’acquisto rappresenta, inoltre, un vantaggio competitivo nei confronti del fornitore: l’ufficio acquisti può portare questa informazione al tavolo di negoziazione, rendendo il confronto più trasparente, riducendo i tempi di definizione del prezzo e liberando risorse per concentrarsi su altri aspetti dell’acquisto, spesso fonte di soluzioni win-win.

L'analisi di breakdown

Una delle attività che più spesso rende complessa la costruzione di uno should cost è l’analisi di breakdown (o scomposizione) del costo complessivo del bene nelle sue componenti di costo. Questa fase è fondamentale e preliminare al calcolo dello should cost e si articola nei seguenti passaggi:

1. scelta della base di riferimento dei coefficienti tecnici;
2. individuazione delle componenti di costo e calcolo dei loro coefficienti tecnici;
3. valorizzazione delle singole componenti e calcolo della loro incidenza di costo.

1. Base di riferimento dei coefficienti tecnici

I coefficienti tecnici, che esprimono la quantità necessaria di ciascun input, possono essere calcolati facendo riferimento a un’unità del bene finale oppure al suo peso complessivo.
Se la base di riferimento è un’unità del bene (ad esempio un motore elettrico), i coefficienti tecnici indicheranno quanta quantità di ciascun input serve per produrre una singola unità del bene.
Se invece la base è una quantità in peso (ad esempio una tonnellata di cavi elettrici), i coefficienti tecnici esprimeranno la quantità di ciascun input necessaria per produrre una tonnellata del bene finito.

2. Calcolo dei coefficienti di costo delle singole componenti

Questa fase consiste nell’identificare i fattori di input necessari alla produzione del bene e nel misurare i relativi coefficienti tecnici, ovvero le quantità di input richieste per ottenere una certa quantità di output.
Come visto in precedenza, l’output può essere espresso in unità oppure in peso.
Le unità di misura degli input variano in base alla loro natura. Nella maggior parte dei casi, l’unità di misura più comune è il peso. In questi casi, il coefficiente tecnico sarà espresso ad esempio in chilogrammi per tonnellata o in chilogrammi per unità di prodotto finito, a seconda della base di riferimento.

Esistono tuttavia input per i quali il coefficiente tecnico non può essere espresso in peso. È il caso, ad esempio, dell’energia elettrica o del gas utilizzato per la produzione di calore. In questi casi, l’unità di misura più appropriata è il KWh, calcolato sempre in relazione alla base di riferimento (unità di peso o unità di prodotto).
Un altro caso riguarda i servizi necessari alla realizzazione del bene finito. Qui, l’unità di misura più idonea è il valore del servizio, rapportato alla quantità di prodotto ottenuta (per peso o per unità).
Simile ai servizi è l’input rappresentato dal lavoro, che andrebbe espresso in valore per unità di peso prodotto o per singolo bene. Per il lavoro, la determinazione del valore per unità di output è più semplice, poiché può essere calcolata considerando le ore impiegate per la produzione, moltiplicate per il costo orario medio delle maestranze coinvolte.

3. Calcolo delle incidenze di costo

Una volta calcolati i coefficienti tecnici per ciascun input di produzione, è necessario valorizzarli utilizzando il prezzo di ciascun input riferito a una data specifica (ad esempio gennaio 2022). La somma dei valori di tutti gli input consente di determinare il costo totale di produzione del bene e, successivamente, l’incidenza percentuale di costo di ciascun input, data dal rapporto tra il costo del singolo input e il costo totale di produzione.

Una volta note le incidenze di costo dei vari input, lo should cost può essere calcolato aggregando gli indici di prezzo dei diversi input, ponderati in base alla loro incidenza sul costo complessivo.

Inserimento dell'analisi di breakdown nella funzionalità Should Cost di PricePedia

Tra le funzionalità presenti nella piattaforma PricePedia è disponibile lo should cost, che fino a poco tempo fa permetteva il calcolo del costo tecnico di un prodotto attraverso l’inserimento manuale da parte dell’utente delle componenti di input e delle relative incidenze di costo.
Nella versione rilasciata questa settimana, l’utente può continuare a calcolare lo should cost inserendo direttamente le incidenze di costo dei vari input, oppure – se lo preferisce – può indicare i coefficienti tecnici, lasciando alla piattaforma il compito di trasformarli automaticamente nelle relative incidenze di costo.

In sintesi

Lo should cost è uno strumento potente a disposizione degli uffici acquisti. Nella versione di PricePedia rilasciata oggi, l’utente può utilizzare la funzionalità should cost in due modalità:

• inserendo direttamente le incidenze di costo dei diversi fattori di input;
• indicando i coefficienti tecnici e delegando al sistema il calcolo automatico delle relative incidenze di costo.

La possibilità di costruire lo should cost a partire dai coefficienti tecnici dei vari fattori di costo permette un significativo risparmio di tempo e riduce il rischio di errori nei calcoli.